İş dünyamızı ilgilendiren, özellikle işverenler boyutu ile 4587 sayılı yasanın, iş kanunu açısından, çalışan personel ile ilgili olarak bir çok düzenlemeler yer almakta. Bu yazımızda 75'nci maddesinin "ÖZLÜK DOSYASI" ile ilgili açıklamalarda bulunacağım.

Kanun maddesi; " İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür"  denilmekte.

Bu yasa 10.06.2003 yılından beri yürürlükte ve işverenler için bayağı sıkıntılarla karşılaşa bilen ve her bir işçiye ayrı ayrı düzenlenmesi gereken bir dosyadan söz ediyoruz.

Bunların bazıları şöyle;

                * Kimlik fotokopisi (fotoğraflı).

                * Çalışana ait ikametgah senedi.

                * Diploma fotokopisi veya mezuniyet belgesi.

                * Sabıka kaydı.

                * Vesikalık fotoğraf (iki adet).

                * Nüfustan alınan aile tablosu.

                * Sağlık raporu.

                * Askerlik durumunu gösteren belge.

                * İş Sözleşmesi.

                * SGK işe giriş bildirgesi.

                * İş Müracaat formu olmak üzere bu listeyi daha da uzata biliriz. Piyasada kurumsal çalışmayan firmalarda, olmazsa olmazları;          

1- Kimlik fotokopileri,

2-Sabıka Kaydı,

3- Sağlık raporları ve ikametgah senetleri, olmadı mı ?  işçi girişleri yapılamaz. En azından Meslek Mensupları (Mali Müşavirler) bu belgeleri almadan, sigortalı işe giriş işlemlerini işveren adına yapmazlar. Eğer yapar iseler, gelecek olan cezalardan bir nebze olsun meslek mensubunu da sorumlu tutabilirler. Eskilerden 4857 sayılı yasada yazılı işlemlerden herhangi birini, eksik yaptığınız takdirde ertesi gün kapınıza " İdari Para Cezası" tebliği ile karşılaşır idiniz.

SGK denetmen ve müfettişlerinin inisiyatifine kalmış bir sistem ile karşılaşıyor idik. Aslında müfettişler; 2015/4 sayılı genelge ekinde, çıkarmış olduğu teftiş rehberinin "ÖZLÜK DOSYASI" ile ilgili belgeleri isteme hakkına sahip olduğu anlaşılır. Bunun ile ilgili özlük dosyasında eksik belgelerin bulunması halinde; idari para cezası gerektirmediği, bunun sadece hiç düzenlemeyenler için uygulandığı kanaatindeyim.

Yeni düzenlemede; SGK Denetmenleri Çalışma Talimatı 5/h  bendinde şöyle bir ibare yazmakta " İlgili Kanuna göre tutmak zorunda olunan işçi özlük dosyasının istenmesine rağmen ibraz edilmemesi halinde işveren hakkında idari para cezası uygulanmaz” denilerek, cezanın kaldırıldığı yönünde görüşler ileri sürülmekte. Günümüzde gerçekten ne kadarı işveren açısından olumlu olarak değerlendirileceği hususunu birlikte göreceğiz.

SMMM  AHMET SICAKYÜZ

MALİ MÜŞAVİR & BAĞIMSIZ DENETÇİ

asicakyuz@ttmail.com