Maliye Bakanlığı en son çıkardığı V.U.K. 509 No.lu Genel Tebliğe bağlı olarak; Gelir İdaresi Başkanlığı’nca 09/10/2020 tarihinde yayımlanan “e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzu” ile 2020 ve müteakip yıllara ait e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) bilgi işlem sistemlerinde saklanmasına ilişkin usul ve esaslar açıklanmıştır.

Yapılan açıklama ve duyurulara bakılırsa Gelir idaresi Başkanlığı, 09 Ekim 2020 tarihinde yayınlanan Gib kılavuzuna göre e defter kullanıcısı olan tüm mükelleflerin, SAKLAMA İŞLEMİNİ  yapması gerektiğini açıklamış, hatta kılavuzda kurulumun nasıl yapılması gerektiği yönünden ilgi;  https://deftersaklama.gib.gov.tr/download/  web sitesine yönlendirmeler yapılmıştır.

Dileyen ilgili kılavuza bakıp açıklamalarını okuyabilir. (ebelge.gib.gov.tr) V.U.K. 518 nolu tebliğ ile bunların yüklenme tarihlerinin belirlenmesi; 128 ve 131 No.lu V.U.K. Sirkülerinde de beratların yüklenme tarihleri açıklanmıştır. Bununla beraber kılavuzda; e-Defter ve berat dosyalarına ait ikincil kopyalarının bu fıkra uyarınca muhafazası için gerekli yükleme işlemlerinde bu Tebliğin (4.3.4) numaralı fıkrasında belirtilen süreler dikkate alınır. Denilmektedir.

En son yapılan duyurularda da gönderme tarihi 05.02.2021  olarak ertelenmiş olup, gönderim tablosunda 15 Ocak 2021 de 2020/Ocak ayına ait defter ve beratlarının verilen sürelerde yüklenmesi gerektiği ilgili tablolarda açıklanmıştır. Aslında bizim irdelememiz gereken en önemli konu bence Tebliğde belirtilen Saklama usulleri ile kılavuzda belirtilen ikincil kopyalarının kimler tarafından yapılacağı hususunun net anlaşılmamasıdır. Benim bu konuda daha geniş kapsamlı bir araştırmam: Muhasebe.TR.  http://www.muhasebetr.com/yazarlarimiz/ahmetsicakyuz/002/   Web sayfasında yayımladığım yazıma müracaat edebilirler.

 Kısaca değinmek isterim:

1- 509 nolu tebliğin VI. Maddesinde “Başka mükelleflere ait e-Belgeleri saklama hizmeti verecek mükelleflerin Başkanlığa "Elektronik Belge Saklama Hizmeti Başvuru Formu ve Taahhütnamesi" ile başvuru yaparak saklama izni almaları zorunludur. Bu amaçla başvuru yapacak mükelleflerin başvuru dilekçesi ekinde Bilgi İşlem Sistem (BİS) Raporunu göndermesi gerekmektedir. Başkanlıktan saklama hizmeti verme izni alan kuruluşlar, hizmet verdikleri mükelleflere ait e-Belge bilgilerini saklama/muhafaza amacı dışında kullanamaz ve işleme taraf olanların yazılı izni olmaksızın üçüncü kişilerle paylaşamazlar. Denilmektedir.

2- 07.01.2021 tarihinde yayımlanan GİB duyurusunda ikincil kopyaların kesinlikle  “Başkanlığımızca ücretsiz olarak sunulmaktadır” denilmesi, mükelleflerin ve meslek mensuplarının kafasını karıştırmıştır. Şöyle ki; ilgili tebliğlerde başkanlık tarafından izin verilmiş ve taahhüt name alınmış özel entegratörlerin bu saklama işini yapacağını ve bunların şuan piyasada 150- 180 Tl. Bazında yıllık olarak sadece yedekleme ücretini aldıklarını ilgili Web sayfalarında açıklamışlardır. Ama ne yazık ki, Esnaf açıklanan duyuruda tüm mükelleflere yaydığını ilgili Web sayfasına yönlendirmelerde de görüleceği gibi. Şuanda yetki almış hiçbir Entegratör firmasının bulunmadığı, sonuç olarak bu işlemlerin yine Meslek Mensupları (Mali Müşavirler)  tarafından dizayn edilerek sisteme yüklemeleri gerekiyor.

Yani kısacası; biz meslek mensupları nasıl olsa her işi hallederiz, imajı ile Gelir idaresi bu işi şimdiden omuzlarımıza bindirdiği açık bir şekilde görülmektedir. Bunun sorumluluk boyutu hiçbir özel entegratöre verilmeden mükelleflerin sorumluluğuna alınması ayrı bir sıkıntı, olarak görüyorum, kısacası şöyle bağlamak istiyorum, eğer matbaacı bastığı evraktan sorumlu değil ise vay o mükellefin haline. Şimdide; “E BELGELERİ SAKLAMA” usulü çıktı. Daha ileride farklı işlemlerle karşı karşıya kalabiliriz. Dikkat edelim bizimde ikincil kopyamız çıkmasın aman ha.