Öncelikle Maliye Bakanlığının yayınladığı ilgili Tebliğde (V.U.K. 433 Sıra Nolu Genel Tebliği) e-fatura dışında kalan elektronik ortamda düzenlenen faturaları kapsar. E-Arşiv Fatura; faturanın alıcısına iletilecek olan nüshasının kağıt yada elektronik olarak diğer (ikinci) nüshasının ise elektronik ortamda  muhafaza ve ibraz edilmesine olanak oluşturan faturalara verilen addır.

Gelir İdaresi Başkanlığı web sayfası üzerinden “e-arşiv fatura sorgulama” butonundan sisteme kayıtlı faturayı sorgulayabilirsiniz, sistem üzerinden; satıcı firmanın TCKN/VKN’ yu girmeniz, fatura numarasını ve mutlaka ödenecek tutarı küsuratıyla birlikte yazmanız gerekiyor. Bu işlemi istediğiniz zaman e-arşiv uygulamasını (e-fatura, e-irsaliye v.b) kullanan mükellefler içinde geçerli olup, dilediğiniz takdirde ilgili faturalarınızı anında bilgisayarınıza aktarabilirsiniz, burada dikkat edilmesi gereken en önemli hususlardan biri; “e-Arşiv fatura, e-fatura saklama hizmeti” değildir. Bunu özel izin almış kurumlar (Entegratörler) tarafından yapılmaktadır. İleriki yazımızda bu konuya ayrıca değineceğiz.

Bu uygulamanın piyasayı bir hayli etkileyeceğini düşünüyorum,  gerek işletmeciler ve gerek kanunu uygulayan meslek mensupları tarafından iyi irdelenmesi gerektiğini düşünüyorum. Tebliğ ile düzenlenen “e-arşiv fatura” belgesi yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamındaki “Fatura” belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Mükelleflerin daha önce kağıt ortamın da kullandığı faturalar da dikkat etmesi gereken hususların aynısını e-arşiv faturada da dikkat etmek zorundadır.

Burada konumuz ile ilgili olan “e-arşiv fatura”larımızı e-beyan sistemine kayıtlı olan veya www.gib.gov.tr. adresinden mükelleflere verilen şifrelerden de görebiliriz. E-Fatura ile E-Arşiv fatura arasındaki fark şu; birisi (e-arşiv fatura) elektronik ortamda rahatça görebileceğimizi sağlar, diğeri (e-fatura) ise karşı taraf e-fatura kullanıcısı ise görebilir. Bu uygulama pratikte mükelleflerin daha çok “e-Arşiv Fatura” yı  kullanacağı kanaatini taşıyorum.

E-arşiv faturalarının kullanıcılar tarafından durumlarına göre (e-defter, e-fatura kullanıcısı değil ise)  zaman damgası veya “Mali

Mühür”e gerek olmadığı, sistem üzerinden e-arşiv portalından girilecek bir şifre ile mükellefler; 5.000.-TL.KDV dahil satışlarını vergi mükellefi olan şahıslara düzenlerler. Vergi mükellefi olmayan şahısların; 30.000.-Tl.KDV dahil olmaları durumunda yine sistem üzerinden “e-arşiv fatura“larını düzenlemek zorundadırlar, denilmektedir.

İlgili kanun ve Tebliğ bu durumu; 01.01.2020 tarihinden itibaren kesin olarak uygulama safhasına aldığını, mükelleflerin bu durum karşısında nasıl bir uygulamayla karşı karşıya olduğunun farkında bile olmadıklarını düşünüyorum.  Bunu piyasa şartlarında en çok zorlanacak sektörler içinde Nakliyeci ve Komisyonculuk faaliyetinde bulunanların zorlanacağı aşikardır. Piyasada iş yapan bu şahısların veya firmaların dijital ortamı kullanamama durumu göz önünde bulundurmak adına, bu uygulamanın bir an önce uzatılması veya daha pratik bir halde kullanmayı mükelleflere sağlayacak bir sistemin oluşturulması sağlanmalıdır.